Die Organisation des Controller-Bereiches

Der Controller-Bereich spielt eine zentrale Rolle in der Unternehmenssteuerung. Er ist für den Prozess der finanziellen und operativen Planung und Steuerung eines Unternehmens verantwortlich. Die Organisation des Controller-Bereichs ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele effizient und effektiv erreicht werden. In diesem Bericht wird die Struktur und Funktion des Controller-Bereichs beschrieben, wobei insbesondere auf die wichtigsten Aufgaben, die internen Abläufe sowie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen eingegangen wird.

1.  Aufgaben des Controller-Bereichs

Der Controller-Bereich übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, die sich grob in drei Hauptbereiche gliedern lassen: Planung, Kontrolle und Reporting.

1. Planung: In diesem Bereich ist der Controller verantwortlich für die Erstellung von Budgets und Finanzplänen. Dies umfasst, dass von den jeweiligen Fachbereichen Umsätze, Kosten, Investitionen und Finanzierungsbedarfe geplant werden, die der Controller zu Teilplänen und einem Gesamt-Planl zusammenfasst. Dabei arbeitet der Controller eng mit den verschiedenen Fachabteilungen zusammen, um realistische und erreichbare Ziele zu setzen. Die Planung dient als Grundlage für die Ressourcenzuteilung und Steuerung der Unternehmensaktivitäten.
2. Reporting (=Steuerung): Das Reportig stellt sicher, dass die Unternehmensressourcen effizient genutzt werden und dass Abweichungen von den Plänen frühzeitig erkannt werden. Dies geschieht durch Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen und die Überwachung von Kennzahlen. Dabei werden von den Fachbereichen in Zusammenarbeit mit dem Controller bei eingetretenen oder im Forecast angekündigten Abweichungen ggfs. Gegensteuerungsmaßnahmen initiiert. Diese Aufgabe ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht und wirtschaftlich arbeitet. Das Reporting umfasst neben den Reports an die jeweiligen Fachbereiche die regelmäßige Berichterstattung über die finanzielle Lage des Unternehmens an die Geschäftsführung und andere relevante Stakeholder. Hierzu gehören Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse sowie Ad-hoc-Berichte. Der Controller bereitet die Daten in verständlicher Form auf und liefert entscheidungsrelevante Informationen. Das Reporting ist eine zentrale Aufgabe, um Transparenz zu schaffen und die Grundlage für strategische Entscheidungen zu liefern.

2. Aufbau und Struktur des Controller-Bereichs

Die Organisation des Controller-Bereichs kann je nach Unternehmensgröße und -struktur unterschiedlich gestaltet sein. In großen Unternehmen ist der Controller-Bereich häufig in mehrere spezialisierte Abteilungen unterteilt, während in kleineren Unternehmen der Bereich oft zentral organisiert ist.

1. Zentrale Organisation: In kleineren Unternehmen ist der Controller-Bereich oft zentral organisiert. Dies bedeutet, dass ein kleines Team oder sogar ein einzelner Controller die gesamte Bandbreite der Controlling-Aufgaben übernimmt. Diese Struktur hat den Vorteil, dass die Kommunikationswege kurz und die Entscheidungsprozesse schnell sind. Allerdings kann dies auch zu einer hohen Arbeitsbelastung führen und erfordert eine breite fachliche Kompetenz des Controllers.
2. Dezentrale Organisation: In größeren Unternehmen ist der Controller-Bereich häufig dezentral organisiert. Dies bedeutet, dass spezialisierte Controller-Teams in den einzelnen Geschäftsbereichen oder Tochtergesellschaften angesiedelt sind. Diese Teams arbeiten eng mit den jeweiligen Bereichen zusammen und sind für das operative Controlling vor Ort verantwortlich. Darüber hinaus gibt es in der Regel eine zentrale Controlling-Abteilung, die für das übergeordnete, strategische Controlling und die Konsolidierung der Ergebnisse zuständig ist. Der zentrale Controller-Bereich hat dazu häufig eine fachliche Richtlinienfunktion gegenüber den dezentralen Controller-Einheiten. Seine Anforderungen an die Berichte und System der dezentralen Einheiten sollten der Maxime folgen: „So wenig Informationen wie möglich an die Zentrale, aber soviel wie nötig, um die Gesamtheit des Unternehmens wirtschaftlich richtig beurteilen zu können. Diese Struktur ermöglicht eine stärkere Fokussierung auf die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Bereiche und fördert die Flexibilität.

3. Interne Prozesse und Zusammenarbeit

Die Effizienz des Controller-Bereichs hängt maßgeblich von gut strukturierten internen Prozessen und einer reibungslosen Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen ab. Zu den wichtigsten Prozessen gehören:

1. Budgetierungsprozess: Der Budgetierungsprozess ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung. Er beginnt in der Regel mit der Erstellung eines Budgetentwurfs durch die einzelnen Abteilungen, der anschließend von der Controlling-Abteilung geprüft und konsolidiert wird. Dieser Prozess erfordert eine enge Abstimmung zwischen den Abteilungen und dem Controlling, um sicherzustellen, dass die Budgets realistisch und auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.
2. Monatliches Reporting: Ein strukturierter Monatsreporting-Prozess ist essenziell, um eine zeitnahe Überwachung der Unternehmensperformance zu gewährleisten. Die Controlling-Abteilung sammelt die relevanten Daten aus den operativen Einheiten, konsolidiert sie und bereitet sie für die Geschäftsleitung auf. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Datenpflege und klare Kommunikationswege.
3. Abweichungsanalyse: Die Abweichungsanalyse ist ein weiterer wichtiger Prozess im Controller-Bereich und übliherweise in das monatliche Reporting integriert. Sie ermöglicht es, die Ursachen für Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zahlen zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zur Korrektur zu ergreifen. Dieser Prozess erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den betroffenen Fachabteilungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden.

4. Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Der Controller-Bereich arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen, insbesondere mit der Finanzbuchhaltung, dem Vertrieb, dem Einkauf und der Produktion. Diese Zusammenarbeit ist notwendig, um die für das Controlling erforderlichen Daten zu sammeln und um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele auf allen Ebenen verfolgt werden.

1. Finanzbuchhaltung: Die Finanzbuchhaltung liefert die grundlegenden Daten für das Controlling, wie z.B. Buchungen von Kosten und Erlösen. Der Controller benötigt diese Daten, um die finanzielle Lage des Unternehmens zu analysieren und zu berichten.
2. Vertrieb und Marketing: Hier arbeitet der Controller eng mit dem Vertrieb zusammen, um Verkaufszahlen zu überwachen und Absatzprognosen zu erstellen. Diese Daten fließen in die Umsatzplanung und das Budget ein.
3. Einkauf und Produktion: Der Controller analysiert die Kostenstrukturen und Produktionskennzahlen. Er arbeitet eng mit dem Einkauf und der Produktion zusammen, um Kosteneinsparungen zu identifizieren und die Produktionsprozesse zu optimieren.

5. Fazit

Die Organisation des Controller-Bereichs ist entscheidend für die effiziente und effektive Steuerung eines Unternehmens. Durch eine klare Struktur, gut definierte Prozesse und eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen trägt der Controller-Bereich maßgeblich zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Ein gut organisierter Controller-Bereich ermöglicht es dem Unternehmen, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren, Risiken frühzeitig zu erkennen und Chancen optimal zu nutzen.